Définition et avantages
Un outil informatique ou logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est un outil de pilotage de l’entreprise qui permet d’en assurer la gestion et l’optimisation. Il est capable de supporter l’ensemble des processus d’affaires, d’assurer le suivi des stocks, de gérer les ressources humaines et de tenir à jour des bases de données importantes.
1. Qu’est-ce qu’un logiciel ERP?
L’ERP est une solution logicielle qui contribue à rendre l’entreprise plus efficace et plus rentable en améliorant les processus d’affaires. Elle réduit la charge de travail des utilisateurs, en standardisant la gestion de l’information, et en fournissant le contrôle de l’information essentielle.
2. Les avantages de tels logiciels
Le logiciel ERP permet aux entreprises de disposer d’une information fiable et à jour, en temps réel. Les informations partagées, stockées et accessibles à tous les niveaux de l’entreprise permettent d’améliorer la productivité, la rentabilité, l’efficacité et la compétitivité, tout en diminuant le temps passé au travail. La visibilité de l’information rend possible une communication plus fluide entre les employés, les fournisseurs et les clients.
3. Les inconvénients d’un logiciel ERP
L’ERP est un système complexe qui nécessite une formation pour l’utilisateur et une maintenance. Le système doit être configuré de manière à répondre aux besoins de l’entreprise, mais les besoins d’une entreprise sont différents de ceux d’une autre. La configuration peut prendre beaucoup de temps et coûter beaucoup d’argent. Les problèmes de configuration peuvent entraîner des retards, des erreurs ou des omissions d’informations. Les utilisateurs doivent comprendre comment fonctionne leur logiciel ERP et comment utiliser ses fonctions avancées. Pour cette raison, il est important de bien choisir un fournisseur de service ou une équipe de développement qui a une bonne expérience du logiciel ERP.
4. Les différentes fonctionnalités d’un progiciel de gestion intégré
Et quand vient le temps de comprendre et d’aider une entreprise à travers tous ses départements, la finance est probablement le secteur le plus central. C’est là que les compte clients rencontrent les factures de fournisseurs, et finalement, c’est aussi là que beaucoup de décisions sont prises.
• Tableau d’analyse : Outil de création de rapports financiers puissant qui peut aider les comptables et les analystes financiers à extraire les données commerciales les plus essentielles à partir des chartes de compte, des budgets, des comptes courants et des types de coûts pour les transformer en rapports financiers, qui eux, peuvent être utilisés afin de surveiller la santé de l’entreprise et offrir un avis précieux pour les décideurs de la compagnie.
• Comptabilité : Ce module comprend toutes les fonctions de base nécessaires pour configurer une compagnie et entrer des informations dans le grand livre, la charte des comptes, les journaux généraux, les lignes de TVA, les journaux récurrents et les codes sources.
• Affectation : Affecter les entrées dans le grand livre dans une combinaison de comptes, départements et projets qui utilisent les clés d’affectation basées sur un montant, un pourcentage ou une quantité.
• XBRL de base : Exporter des documents à partir de Microsoft Dynamics NAV dans un format XBRL et importer des taxonomies XBRL dans Microsoft Dynamics NAV à partir d’Internet, de courriels ou d’autres systèmes.
• Consolidation: Consolider les compagnies dans votre ERP. Les compagnies peuvent provenir d’une ou de plusieurs bases de données d’ERP différents ou d’autres fichiers, et vous pouvez importer et exporter les informations financières dans ce module.
• Différés / reports : Configuration de modèles de différés qui automatisent le processus des revenus et des dépenses différés au lieu d’un horaire prédéfini.
• Budgets : Outil qui travaille avec les budgets des comptes du grand livre. Après avoir créé un budget, vous pouvez imprimer une balance qui montre les variantes du budget par pourcentage.
• Journal des modifications : Vous pouvez entrer toutes les modifications directes un utilisateur effectue sur les données dans la base de données, à l’exception de changements aux « documents de travail » comme les journaux, les commandes et les achats.
• Écritures inter-compagnies : Gérer la comptabilité pour plus d’une compagnie dans le même processus d’écriture.
• Centre de gestion : Configuration d’un centre de profit ou de centre de coût. Une compagnie peut vendre des items avec des prix spécifiques et qui sont reliés à un centre de gestion.
• Comptabilité analytique : La comptabilité analytique offre une façon efficace de contrôler les coûts d’une compagnie en offrant visibilité et des renseignements sur les coûts prévus et actuels d’opérations, de départements, de produits et de projets.
• Immobilisations de base: Gardez un œil sur les immobilisations comme les immeubles, la machinerie et l’équipement.
• Prévision de la trésorerie : La prévision de la trésorerie offre une prédiction de comment la liquidité d’une compagnie (à la fois d’argent liquide et de trésorerie) évoluera à travers le temps.
• La répartition des immobilisations : Répartir les différents pourcentages des transactions d’immobilisations, comme les coûts d’acquisition et la dépréciation, jusqu’aux différents départements ou projets en utilisant les clés d’affectation.
Alors en général, dans les fonctionnalités d’un ERP, vous pourrez trouver un module de base qui inclut toutes les fonctionnalités qui vous aident à établir une compagnie, et, entre autres, envoyer de l’information au grand livre, à la charte des comptes, au journal général, les lignes de TVA, les journaux récurrents et les codes sources.
• Assurance : Effectuer le suivi des couvertures d’assurance et des prestations d’assurance annuelles pour vos immobilisations et déterminer facilement si vos actifs sont sous-assurés ou trop assurés.
• Entretien : Rapporter les dépenses d’entretien et de service pour chaque immobilisation.
• Reclassement : Reclasser une immobilisation ou une partie d’une immobilisation – par exemple, d’un département à un autre.
Vous pouvez diviser une immobilisation en plusieurs actifs, ou combiner plusieurs immobilisations en un seul actif fixe.
Les calendriers des comptes, l’allocation au grand livre, l’exportation en XBRL, la prévision de trésorerie et plein d’autres fonctionnalités vous attendent dans votre ERP tant pour vos actifs fixes que vos besoins généraux en matière de gestion financière.
5. Quelle est la différence entre logiciel de gestion intégrée et logiciel ERP ?
Le logiciel de gestion intégrée (LGI) est une solution mise à la disposition des utilisateurs, qui permet de faire fonctionner un système d’information dans son ensemble. Le logiciel ERP quant à lui, est un système d’information qui est composé de plusieurs modules ou logiciels.
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